Začínáte vaše dny podobně?
Přijdeme do práce a pustíme se do úkolu, který nás nejvíce tlačí. Než se nadějeme, čeká na nás další. A pak další. A další. Tak uběhne skoro celý den a my odcházíme domů sice vyčerpaní, ale s pocitem dobře vykonané práce.
Je to ale skutečně “dobře vykonaná práce”?
Co kdybychom místo toho “nejvíce urgentního” začali tím, co je nejdůležitější? Nejen z toho momentálního pohledu… ale také toho dlouhodobého.
Seřadíme si veškerou práci tak, abychom nepropadli falešnému pocitu, že čím víc požárů uhasíme, tím výkonnějším jsme pracovníkem. A budeme se věnovat tomu, co je skutečně důležité.
Co by se stalo?
Slyším, že říkáte, že to zní sice logicky, ale že ne v každé profesi si můžeme stanovit jasné pořadí úkolů a podle toho pracovat.
Ano, většinou přijdou i úkoly nečekané, které náš denní plán naruší. Ale s nimi dopředu počítáme. A připravíme si na ně čas. Neměly by ale ohrozit naši práci tak, abychom už neměli čas na nic jiného. Každý z nás tuší, co musíme za den v práci stihnout. Mnohdy ale trávíme hodiny řešením drobných úkolů. A k tomu podstatnému se pak už nedostaneme.
Cítíme, že to není správná cesta. Často si říkáme, že to tak dál nejde: Dnes jsem sice dřel, ale zůstal jsem přitom vlastně jen stát na místě. Dopředu nás to neposunulo. A my přitom chceme vidět ty výsledky, že…
Jak se k nim tedy dopracovat?
Slyšeli jsme to už mnohokrát: To nejdůležitější jsou priority.
Proč to vlastně všechno děláme? K čemu to má směřovat? A splnění kterého úkolu nás tam dostane nejrychleji, tj. zaručí největší výsledky?
Známé Paretovo pravidlo říká, že 20 % práce přináší 80% výsledků. Zkuste se tedy sami sebe zeptat: Co můžu udělat či změnit ve 20 % své pracovní doby, aby to přineslo 80 % výsledků? Stejný princip platí o úkolech: 20 % úkolů zabere 80 % času. Nejnáročnější úkoly sice trvají déle, ale také přinesou nejvíce ovoce.
Když si to přiznáme, víme to vlastně už dlouho: Vyhýbat se náročnému úkolu se nevyplatí.
Na nesplněný úkol budeme stejně stále myslet. Odkládání toho důležitého se nebude líbit ani našemu šéfovi. A neprospěje to ani naší firmě.
Jak z toho ven?
Pokud sami jednoduše nepoznáme, který úkol má nejvyšší prioritu, můžeme si práci rozdělit do chytré tabulky.
Uděláme si seznam úkolů pro daný den a rozřadíme je podle následujícího klíče:
- úkoly důležité a naléhavé,
- úkoly důležité a nenaléhavé,
- úkoly naléhavé a nedůležité,
- úkoly nenaléhavé a nedůležité.
Poté se můžeme pustit do práce: Postupujme od úkolů č. 1 po úkoly č. 4.
Úkoly důležité a naléhavé jsou většinou takové, které je potřeba udělat okamžitě, například vyřešení krizové situace. Úkoly důležité a nenaléhavé pak mohou být ty nejdůležitější z dlouhodobějšího hlediska, například plánování či budování vztahů. A úkolům č. 3 a 4 se většinou můžeme věnovat až později. Až budou jedničky a dvojky splněny.
Někomu pomáhá, když si úkoly sepíše na papír. Jiný je umí nosit v hlavě. Vždy ale platí, že musíme odolat pokušení plnit nejdříve ty jednoduché a rychlé… a postupovat jen v určeném pořadí. V duchu nebo na papíře si je postupně odškrtáváme. A tím, jak vidíme, že nám práce odsýpá, dostáváme motivaci k té následující.
Říkáte si, že je to všechno příliš složité a nevíte, jak si podobné zvyky zavést do svého života? Nebo do života svých zaměstnanců? Schopnost ukočírovat svůj čas a nezabřednout do jednoduchých, ale nepodstatných prací, je schopností, kterou potřebujeme my i naši kolegové. Naštěstí na to ale nejste sami: Na „Školení, které je promění“ si totiž všechno natrénujeme. A hlavně: Ukážeme si, jak vyhrát i ten boj sama nad sebou (když nás bude svádět ono jednoduché hašení nepodstatných požárů). Zkusíte to?
(Tento článek původně vyšel na portálu Školení, které je promění, pro který jsem jej připravila.)
