Už jste v práci zažili situaci, kdy se zakázku nepodařilo dokončit včas kvůli chybě zaměstnance? Nebo se ji nepodařilo dokončit vůbec kvůli… kdoví čemu?
Pak určitě znáte i podobné situace:
Jeden kolega zapomněl říct druhému o (pro prvního) „nepodstatném“ detailu.
Jeden pracovník dohodl se zákazníkem změnu na zakázce, ale nezapsal to do zakázkového listu… takže o tom ostatní nevěděli.
Jeden pracovník vysvětloval a druhý přikyvoval… ale pak to udělal jinak. Protože nejasné “vysvětlení” bylo možné pochopit dvěma způsoby.
Říkáte si, jak je to možné? To jsou tak neschopní? K čemu jim narostla pusa, když ji neumí použít? Rozčilujete se a hlavou vám víří myšlenky, jestli vám to za to vůbec stojí.
Napadlo vás ale někdy, že tím slabým místem nemusí být intelekt vašich lidí, ale obyčejná komunikace? Pokud se úspěšnost zakázky/projektu/obchodu odvíjí od práce několika lidí, je potřeba, aby tito lidé uměli dělat spolu. Aby nedocházelo ke zbytečným konfliktům, které práci ještě více zbrzdí. Aby táhli za jeden provaz. Zkrátka: Aby tvořili skutečný tým, nikoliv jen partičku jednotlivců.
Pokud se vám zdá, že se každý stará jen o sebe a veškeré úsilí jaksi přichází vniveč, asi to chcete změnit. Ale jak?
Komunikace s lidmi je někdy vážně adrenalinová záležitost. Obzvlášť pokud je vám kolega od začátku nesympatický… Kolegyně vás neustále štve svou upovídaností… Nebo nejraději pracujete sám a nerad moc často mluvíte…
Bez ostatních lidí toho ale uděláme málo. Nějak s ostatními musíme vyjít. A právě to, jak spolu mluvíme, jak posloucháme, reagujeme, vysvětlujeme atd. rozhodne o tom, zda se vše urychlí. nebo zpomalí.
Ti, kteří tuto podceňovanou pracovní dovednost zvládají, už pochopili, že:
1) Musíme se vyjadřovat věcně. Tak, aby to druhá strana pochopila. Říct jasně, co od člověka, ke kterému mluvíme, požadujeme. Říct to stručně, abychom druhou stranu nezahltili informacemi. Někde to sepsat na papírek. Či poslat emailem. V jasných bodech. S jasnými požadavky. S daným termínem.
2) Musíme se zeptat, když je nám cokoliv nejasné. Pokud zadání nechápeme, nesmíme doufat, že k němu nějak dospějeme. Jakmile totiž začneme domýšlet, “co tím myslel”, otevíráme se celé řadě scestných domněnek. A zbytečné práce. Budeme-li dodržovat pravidlo „líná huba, holé neštěstí“, předejdeme tím nedorozuměním typu, že „nám to nikdo neřekl“ nebo že „nám to nebylo jasné“.
3) Když to usnadníme ostatním, usnadníme to i sobě. Každý z nás začínal. Museli jsme se postup naučit. A pokud kolegovi jen řekneme, aby “to udělal”, bez jakýchkoliv podrobných a pomocných instrukcí či tipů, způsobíme si sami problémy: Jestliže to totiž neumí, bude mu to trvat mnohem déle. Udělá zbytečné chyby. A my to po něm budeme muset opravovat či žehlit.
4) Otevřené jednání vyřeší víc problémů než jejich přehlížení. Ano, není diplomatické každému na potkání vytýkat chyby. Stěžovat si na cokoliv, co nefunguje. A populární není ani ten, který upozorní na fakt, že ostatní nedělají svou práci. Pořád je ale lepší o např. nefungujícím stroji mluvit konstruktivně a s cílem chybu napravit (nikoliv jen zkritizovat ostatní), než je přehlížet a zaplatit pak za jeho generální opravu mnohem vyšší cenu.
Pokud jste v práci už zkoušeli tu “komunikaci” zlepšit, něco se vám povedlo. Ale něco se asi stále nedaří: Lidé zapomínají. Vysvětlují si dohodu po svém. Upravují si práce tak, aby jim šla líp od ruky. Nepředávají si informace tak, jak byste chtěli…
Dobrou zprávou je, že nad nimi nemusíte zlomit hůl: Změnit se můžou.
Nestane se to sice přes noc (vždyť svým návykům se učili desítky let), ale na speciálním “Školení, které je promění” se do toho pustíme tak, aby se to stalo. Staré návyky postupně vymění za nové. A protože se pro tuto změnu rozhodnou sami, skutečně ji udrží…
(Tento článek původně vyšel na portálu Školení, které je promění, pro který jsem jej připravila.)
